Поделиться в соцсетях

ПРОБЛЕМЫ С ПЕРСОНАЛОМ

КАК ПРАВИЛЬНО СДЕЛАТЬ ЗАПИСЬ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ?

Вопрос от Светланы из Подольска. Извините, пожалуйста, что надоедаю со своими вопросами, но время идет, мне нужно закрывать дела фирмы, а времени почитать,  что и как делать — нет. Поэтому ответьте, раз уж начали меня консультировать. Мне сейчас приходится увольнять наших работников, и делать им записи в трудовой книжке. Подскажите, пожалуйста, как правильно сделать запись в трудовой книжке, чтобы они не потеряли свой пенсионный стаж? И как мне быть со стажем для исчисления пособий по временной нетрудоспособности?

ОТВЕТ ЮРКОНГРУПП: Светлана, для того, чтобы ваши работники не потеряли свой пенсионный стаж, вам следует сначала сдать РСВ-1 с данными о стаже.

Для этого вам следует написать официальное заявление в двух экземплярах в ваше отделение Пенсионного фонда. Точнее отделения, в котором зарегистрирован ваш ИП-директор. В этом заявлении вам следует описать ситуацию. Этот шаг позволит избежать в будущем возможных проблем с доначислениями, объяснениями и т.д.

Еще вы, Светлана, должны выдать свои работникам сведения об отчислениях за предыдущие периоды, которые обычно работодатель выдает при увольнении сотрудников.

Теперь отвечаем на ваш вопрос по поводу исчисления пособий по временной нетрудоспособности. Вот здесь вас ждет серьезная проблема, поскольку российское законодательство не предусматривает  решения подобной проблемы.

Как вам поступить в таком случае?

Во-первых, эта проблема актуальна для тех работников, которые имели стаж менее 8 лет до поступления на работу в ваше ИП. Федеральная служба соцзащиты может им и не засчитать это время работы без записи об увольнении.

Во-вторых, как вариант, вы можете внести запись об увольнении сотрудника за один день до смерти вашего директора. Сразу оговоримся, что это не вполне законный способ. Однако, а что еще остается делать, если законных способов решения этой проблемы просто не существует?

Все необходимые справки, 2-НДФЛ, справку о доходах для расчета пособий по соцстрахованию, и сведения для персонифицированного расчета в этом случае, также надлежит проводить датой за один день до смерти руководителя.

КАК ВЫПЛАЧИВАТЬ ЗАРПЛАТУ В СЛУЧАЕ СМЕРТИ ДИРЕКТОРА?

Вопрос от Светланы из Подольска: Здравствуйте! У меня немного необычный вопрос. Дело в том, что я работаю бухгалтером в компании, где директор два месяца назад попал в автомобильную катастрофу. Он очень сильно разбился, и уже третий месяц лежит в коме на искусственной вентиляции легких. Врачи говорят, что шансов у него вернутся к обычной жизни практически нет, и что жить ему осталось считанные дни, если не часы.

В связи с тем, что директора нет нам уже второй месяц, я второй месяц не выплачиваю сотрудникам зарплату. Объясняю это тем, что право подпись на приказ по зарплате имеет только наш директор. И себе я тоже зарплату не начисляю. Поэтому мы все сидим без денег, и фактически, не работаем. Так – закрываем поставки по прежним договорам.

Подскажите, пожалуйста, как мне быть в этой ситуации?

Коллеги на меня косятся, иногда в открытую обвиняют в самоуправстве и грозятся написать заявление в Прокуратуру и в Трудовую инспекцию.

Поэтому мой вопрос в следующем: как мне быть с зарплатой сотрудников, в случае смерти директора? Вы поймите, я ни в коем случае, ничего ему плохого не желаю – он человек действительно хороший. Но есть  вот эта проблема, а я не знаю, как ее разрешить? Или, может, выдать все-таки зарплату ребятам на свой страх и риск?

ОТВЕТ ЮРКОНГРУПП: Светлана, вы все делаете совершенно правильно. Если правом подписи в вашей компании обладает только директор, то любое ее подделывание, даже во имя любви коллектива закон будет однозначно трактовать в лучшем случае, как «превышение своих должностных полномочий», а в худшем, как «мошенничество». И это грозит вам реальной статьей и реальным сроком тюремного заключения.

В случае смерти директора, все его имущество и бизнес переходят к его наследникам. И только они имеют право им распоряжаться.

Также они могут заявить о своих правах и на деньги, которые выдадите своим сотрудникам в качестве зарплаты. И потребовать их возврата, если будут не согласны, например, с ее суммой.

Это означает, что помимо нарушения статей уголовного, вы в случае выплаты зарплаты сотрудникам, нарушаете еще и Гражданский кодекс.

Ситуация, в которой вы оказались, скажем, прямо, не очень приятная, но не катастрофическая.

В данный момент, единственно, что вы можете сделать для своих коллег, в случае смерти вашего директора, так это выдать им расчетный листок. С эти листком они будут должны обратиться к наследникам умершего, за полагающимися им выплатами. Так вы выведете себя из-под удара.

В свои права наследники могут вступить только по окончании полугода – срока, который положено выждать по закону, чтобы каждый претендент имел возможность заявить о своих правах на наследство умершего.

После вступления наследников в права наследства, нередко назначается внешний управляющий, который, как правило, проводит тщательный аудит деятельности компании за последние три года. Что опять же, может занять времени до полугода.

В течение этого времени все должники компании должны будут подать заявки о своих долговых претензиях к компании.

Наследники могут погасить эти долги добровольно, а могут и отказаться. Тогда должники должны будут обратиться в суд и т.д.

Если так окажется, что наследников у вашего директора нет, то в этом случае вам следует обратиться с заявлением нотариусу, по месту жительства вашего умершего директора. В этом заявлении вам нужно указать все обстоятельства, сложившиеся в фирме после смерти директора. А он вам даст дальнейшие указания о том, как поступить в сложившейся ситуации.

Мы очень сочувствуем, и вам, и вашему директору, и вашим коллегам. В этой ситуации пострадали все. Но смерть директора фирмы — это форс-мажор, от которого не застрахован никто.

Если у вас остались вопросы, то звоните нам по телефонам: (495) 543-90-91 и 979-07-70. Мы будем рады помочь вам в вашей непростой ситуации.

ЗАТРАТЫ НА ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКА

Вопрос от Елены из Москвы. Доброе утро! Нужна ваша консультация. К нам в бухгалтерию пришла устраиваться на работу молоденькая сотрудница. После ВУЗа. В бухгалтерии она – «ни бум-бум». Директор решил ее отправить на курсы бухгалтеров, чтобы хоть чего-то она могла делать, а не просто зарплату получать.

Перед этим с ней было заключено соглашение, в котором указывалось, что после того, как закончит учиться, она будет обязана заключить  с нашей компанией трудовой договор и отработать не менее одного года. Нам это было нужно, чтобы она и оплату своего обучения отработала, и чтобы мы могли эти расходы использовать  для снижения налогооблагаемой базы. Я с самого начала в этой особе сомневалась. Но поскольку соглашение заключили, то думала, что директор так себя подстраховал со всех сторон. Не тут-то было. Эта особа настолько плохо училась, что была отчислена уже через месяц после начала учебы. Что нам теперь делать? Нам можно списать затраты на обучение сотрудника или нет? С какой даты нам нужно отчитать три месяца, которые отводятся на заключение трудового договора?

ОТВЕТ ЮБРКОНГРУПП: Елена, затраты на обучение сотрудника списать вы можете, поскольку ваша компания является добросовестным исполнителей всех требований НК РФ. Но только в том случае, если вы спишите эти расходы по статье внереализационных.

Что же касается даты, с которой нужно отсчитывать трехмесячный срок, то это следует делать с даты отчисления вашей сотрудница с курсов. Для подтверждения этого факта перед налоговиками, вам следует получить у руководства курсов распорядительный акт об ее отчислении.

ЗАТРАТЫ НА ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКА

Вопрос от Сергея из Подольска: Приветствую вас! Мне тоже хотелось бы узнать поподробнее про расходы на обучение. У меня ситуация такая: мой сотрудник прошел обучение за мой счет по программе «Avtocad». Проучиться –то он проучился, но работать не стал. Зарплата его, видите ли, не устраивала. Я не один раз пытался с ним поговорить нормально, взывая к его совести. Но у меня ничего не вышло. В итоге, сегодня я сижу и без специалиста, и без денег. Вы не подскажете, можно ли эти затраты на обучение сотрудника списать на себестоимость?

ОТВЕТ ЮРКОНГРУПП: Сергей, не смотря на то, что ваш несостоявшийся сотрудник поступил с вами некрасиво, вы вполне можете списать затраты на обучение сотрудника и уменьшить свою налогооблагаемую базу за счет расходов на его обучение.

Для этого вам нужно их включить в список внереализационных доходов. Но сделать это нужно только по истечении трех месяцев, которые отводятся законодательством на заключение трудового договора с сотрудником, прошедшего обучение за счет вашей компании.

ЗАТРАТЫ НА ОБУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА

Добрый день! Я руководитель IT-компании. Помимо налогов и кризиса, моей самой большой головной болью сейчас является персонал. Точнее, его крайне низкий уровень. Специфика моей деятельности требует с одной стороны, квалифицированных сотрудников, а, с другой, они должны быть молодыми, способными много работать. Вот найти молодых ребят с такими качествами очень и очень сложно. Готового получить просто нереально. Либо приходит хороший специалист, но он и денег требует немеренно, и гонор имеет такой, что через какое-то время начинает казаться, что это не он работает на меня, а я на него.

Либо приходит неплохой парень (обычно из регионов), трудолюбивый и сообразительный. Но уровень его подготовки настолько низкий, что на доведение его «до кондиции» нужно потратить большое количество времени и сил.

В общем, после многих лет неоправданных надежд пришел к выводу, что сотрудников нужно готовить самому. Но руководить компанией и быть преподавателем одновременно нереально. Поэтому решил отправлять перспективных ребят на специальные курсы, чтобы не тратить на это драгоценное рабочее время.

Но здесь появились новые проблемы. Первая из них заключается в том, что затраты на обучение сотрудника требуются совсем немаленькие. И мне очень хочется эти расходы списать на себестоимость.

А вторая – мне совершенно не хочется, чтобы подготовленный сотрудник после обучения не запросил большей зарплаты, а в случае отказа – «не махнул бы мне ручкой». Вы не подскажете, как мне сразу убить трех зайцев: и обучить, и возместить затраты на обучение сотрудника, и оставить его у себя? Хотя бы на 2-3 года? Спасибо.

ОТВЕТ ЮРКОНГРУПП: Кирилл, для того, чтобы списать затраты на обучение сотрудника, вам необходимо соблюсти несколько условий:

Во-первых, у вас должен быть официально заключенный с ним трудовой договор, в котором указана и его должность и вид деятельности.

Обращаем ваше внимание на то, что законодательством предусмотрен еще вариант, когда вы можете отправить на обучение не только своего действующего сотрудника. Им может оказаться просто человек, который только заявляет о своем намерении работать у вас после прохождения обучения.

Но с обязательным условием, что между вами и им заключен договор о намерении, в котором указано, что не позднее, чем через три месяца после окончания учебы, он обязан заключить с вашей компанией обычный трудовой договор, и отработать у вас не менее одного года.

Так вы сможете подстраховать себя от варианта, когда сотрудник, обучившись за ваш счет, захочет найти себе другое место работы с более высокой зарплатой.

Во-вторых, направленность обучения сотрудника обязательно должна совпадать с должностными обязанностями, которые он выполняет (или будет выполнять) в вашей компании. Это означает, что послать на бухгалтерские курсы вы можете только своего бухгалтера, на IT-курсы – своего айтишника, на тренинги по продажам – своего менеджера по продажам и т.д.

Но и этого мало. Вам придется обосновать налоговикам, почему вы выбрали именно эти курсы, и именно в это время. Это условие, по большей части, носит формальный характер и выполняется достаточно легко.

В-третьих, учебное заведение, в котором будет учиться ваш сотрудник, в обязательном порядке должно иметь лицензию на осуществление образовательной деятельности. Это условие – принципиальное, поэтому предварительная проверка наличия такой лицензии необходима.

В-четвертых, свои отношения с таким учреждением необходимо оформить в виде договора об оказании образовательных услуг. Этот пункт также является принципиальным.

В-пятых, вам, Кирилл, необходимо  подготовить список документов, которые могли бы подтвердить факт, что ваш сотрудник действительно проходил обучение. К таким документам будут относиться:

-приказ о направлении вашего сотрудника на учебу;

-программа курса обучения с подписью и печатью заведения;

-диплом, который подтверждал бы, что курс обучения пройден и квалификационные экзамены (зачеты) сданы на положительные отметки (зачтены);

-акт о предоставленных (выполненных) образовательных услугах.

И последнее. Все эти документы вы, Кирилл, обязаны хранить на протяжении как минимум четырех лет.

НЕВЫПЛАТА ЗАРПЛАТЫ СОТРУДНИКАМ

Вопрос от Алины, Москва. Добрый вечер! Наша компания за май выплатила зарплату не всем сотрудникам. Проблема известна – кризис, продажи если и не «встали», то идут очень вяло.

Не смотря на это, наш шеф, который очень боится налоговых штрафов и пени, НДФЛ в бюджет за всех сотрудников перечислил полностью. Хотя себе зарплату официально тоже не выплатил.

Исходя из этой ситуации у меня к вам три вопроса:

1.Чем грозит нам невыплата зарплаты сотрудникам?

2.Когда нашему директору следует начислять НДФЛ и уплачивать его в бюджет?

3.Что нам делать с тем НДФЛ, который мы уже уплатили? Не может получиться так, что мы его заплатили «из своего кармана»?

ОТВЕТ ЮРКОНГРУПП:  Алина, отвечаем по порядку

1.В соответствии со статьей 123 НК РФ, в случае неперечисления, или частичного перечисления налоговым агентом суммы налога, вам бы, Алина, грозил бы штраф в размере 20% от суммы, которую вам надлежало перечислить. Однако, ваш директор налог перечислил полностью, а поэтому и штрафовать его налоговикам не за что.

2.Если ваш директор не начисляет себе зарплату, то, соответственно, не следует с нее перечислять НДФЛ. С чего перечислять, если официально никакой зарплаты нет? Когда будет зарплата – вот тогда НДФЛ и перечислите.

3.В отношении уже уплаченных налогов – здесь ситуация нетипичная, и во многом зависит от позиции налоговиков. Постарайтесь сначала задать этот вопрос им. А если ответа не получите – тогда перезвоните к нам, и подъезжайте со своими документами. Уверены, что, посмотрев их, мы сможет дать Вам исчерпывающий ответ.

 

КАК НАЧИСЛИТЬ СУТОЧНЫЕ?

Вопрос от Ильи из Москвы: Здравствуйте! Мой начальник отдела уволился, и меня теперь поставили вместо него руководить отделом закупок. На следующей неделе меня отправляют в командировку в Венгрию и в Норвегию. Уже выписали суточные. В ведомости я расписался за суточные в рублях. А выдали их мне — в долларах. Я хотел ее спросить как будет происходить оплата суточных командировочных расходов, но она что-то там буркнула, и ничего не ответила. Она вообще очень не любит общаться с сотрудниками. Тем не менее, вопросы по поводу командировочных расходов меня интересуют.

В нашей компании уже был прецедент, когда сотрудник в командировке потратил больше, чем ему было положено, и восстанавливал переплат из своего кармана. Вот мои вопросы:

С какого момента мне будут начисляться суточные?

Как начислить суточные, если я буду жить в разных странах, где уровень жизни разный?

Какие расходы я могу оформить как командировочные?

Как происходит оформление командировочных расходов?

Какие документы я буду должен предоставить после возвращения из командировки?

ОТВЕТ ЮРКОНГРУПП: Святослав, отвечаем по порядку.

Во-первых, командировка за границу предполагает, что вы там будете расплачиваться за предоставляемые вам услуги валютой, а не рублями. Соответственно, и выдача вам командировочных в валюте – вполне логичное и законное дело. А ваш бухгалтер совершенно правильно определил их в валюте.

Во-вторых, выплата суточных начинается с того дня, с которого работник компании выезжает за пределы РФ. Это определяется по отметке, которая делается в вашем загранпаспорте при регистрации на таможне.

В-третьих, размер суточных во многом зависит от страны, в которую вы, Святослав, будете выезжать. В более дорогих странах, таких, как, например, Норвегия, размер суточных может увеличиваться, и значительно. В Венгрии, они могут быть меньше. Если так случится, что во время командировки вы посетите несколько стран, то работодатель имеет полное право вносить изменение в размер суточных.

В-четвертых, по возвращению из командировки вы будете должны предоставить авансовый отчет, со всеми подтверждающими документами о сделанных расходах.

В-пятых, в командировочные могут входить расходы: по оформлению загранпаспорта и виз; за проезд от номера гостиница и обратно до самолета, за проживание в номере, и за питание. Все эти расходы оплачиваются на основании чеков, билетов и платежных квитанций, которые вам следует собирать.

В-шестых, оформление командировки начинается с момента, когда ваш начальник подпишет приказ, в котором указывается ее назначение (цель_ сроки и место назначения).

Дополнительно к приказу, оформляется авансовый финансовый отчет, к которому, в обязательном порядке, должны прикладываться копии страниц вашего загранпаспорта, с таможенными отметками тех стран, которые вы посетили.

В-седьмых, в отношении суточных у нас в стране установлены определенные лимиты: при командировках по России – 700 рублей за каждый день, при командировках за границу – 2500 рублей (см. ст.217 Налогового Кодекса РФ).

От НДФЛ освобождается только та сумма, которые этот лимит не перекрывает. Все расходы сверх лимита, НДФЛ облагаются.

Для того, чтобы понимать, превысили вы лимит или нет, необходимо сумму расходов в валюте пересчитать в рубли.

Пересчет курса командировочных из валюты в рубли делается после того, как вы вернетесь из командировки, в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет.

Это означает, что если во время командировки курс валюты по отношению к рублю упадет, то вы от этого только выиграете. И, наоборот, если курс валюты повысится, то вы можете превысить командировочные расходы. Увы, но за 2015 год российский рубли признан самой неволатильной валютой в мире. Проще говоря, нестабильной. И многие наши клиенты, которые работают с западными поставщиками, от этого очень сильно проиграли в цене.

СОКРАЩЕНИЕ ПЕРСОНАЛА

ВОПРОС: Здравствуйте. Я у меня компания по оптовой торговле рыболовными снастями. Кризис коснулся и меня. Раньше моя фирма работала нормально – был штат сотрудников, зарплату выплачивал аккуратно. Но времена меняются. После Нового года — склады забиты, покупателей стало очень мало. Продажи в регионы упали почти в два раза. А зарплаты у продавцов неплохие – лучшие из них получают и по 80 и по 90 тыс. рублей. А у бухгалтеров (их у меня три) – и по 60, и по 70 тысяч рублей. Раньше были даже премиальные.

Увольнять сотрудников не хочется – товар у меня сложный, чтобы новичок в нем разобрался нужно минимум три месяца. Да и работаю я с ними достаточно давно. Но сокращение расходов на персонал – для меня сейчас тема очень актуальная. Или, как вариант – сокращение численности персонала.

Не подскажете, как мне поступить с сотрудниками? Есть ли возможность сократить персонал, но так, чтобы при этом и людей не обидеть, и чтобы бизнес не пострадал?

ОТВЕТ ЮРКОНГРУПП: Петр, ситуация у вас сложная, и, к сожалению, в последнее время все более типичная. Учитывая, что экономический кризис по большому счету еще и не начинался, совместить два взаимоисключающих условия: не обидеть людей и сохранить бизнес, скорее всего, не получится. Ситуация прямо по Салтыкову-Щедрину: «и думали они день, думали ночь как свое неприбыльное дело сделать прибыльным, ничего в оном не меняя».

В вашем случае, мы рекомендовали вам поделить ваш персонал на тот, который приносит (или способен приносить) деньги в компанию, и тот, который является расходной частью (обрабатывает процессы торговли). Тот, который можно легко заменить, и тот, который заменить нельзя или очень сложно.

Ваших продавцов (менеджеров по продажам), как вы писали, заменить очень сложно. А если их сократить, то денег в компании точно не будет. Другое дело, что есть смысл пересмотреть размер и форму оплаты их труда. Это можно сделать, если уменьшить фиксированную часть оплаты и увеличить процентную.

Нет продаж – пусть обновляют клиентскую базу. Один наш партнер опытным путем определил норматив – за один рабочий день менеджер по продажам должен обзвонить минимум 70 компаний (не сделать звонков по телефону – а связаться с 70 потенциальными клиентами).

Всех остальных сотрудников, которым вы платите зарплату, при всей полезности работы, которую они выполняют, они – расходная статья бизнеса. Вот в этом направлении и есть смысл проводить сокращение их численности.

Самые легкозаменяемые сотрудники – это низко квалифицированные грузчики и разнорабочие. Их всегда можно нанять, обратившись на любой рынок или позвонив нескольким своим знакомым предпринимателям.

Труднее — с бухгалтерами. Часто их сложно сократить по психологическим причинам – они знают о «скелетах в шкафу» компании. Они доверенные лица. Они могут «стукнуть» куда не надо. Однако этот вопрос не столько экономики, сколько психологии.

При видимых снижениях продаж, все понимают, что будет снижаться и зарплата. У каждого работника есть своя нижняя денежная планка, ниже которой он работать не будет и уволится. То же самое относится и к бухгалтерам.

Однако, бухгалтерию нужно вести все равно. Как здесь быть? И в этом случае есть выход. Вы Петр, платите трем своим бухгалтерам по 60-70 тысяч рублей в месяц. В период кризиса, по нашему мнению, это очень много. Можно ли на этом сэкономить? Конечно. Для этого бухгалтерию нужно перевести на аутсорсинг. То есть, обратиться в компанию, которая будет делать ту же работу, что и ваши штатные бухгалтера, но в несколько раз дешевле. Например, наша компанию.

Мы с полной ответственностью возмемся вести всю налоговую, кадровую и финансовую отчетность вашей компании.

Мы проведем комплексный аудит вашей компании (налоговый, финансовый, кадровый, складской).

Наш налоговый эксперт почти гарантированно сумеет сократить налогооблагаемую базу, и сэкономит вам до нескольких тысяч рублей.

В нашей компании работают специалисты с опытом работы в должности главного бухгалтера не менее 10 лет

Мы имеем штатных юристов, которые помогут вам предотвратить возможные конфликты с персоналом в случае увольнения

Мы подготовим вас и ваш документооборот к любым видам проверок.

Позвоните нам по телефонам (495) 543-90-91 и 979-07-70 и убедитесь, что мы говорим правду!